Fonoteca
La experiencia de la Fonoteca de la Radio Nacional de Colombia: una propuesta para la conservación de archivos sonoros
La Fonoteca de Radio Nacional de Colombia, ha realizado durante los últimos cinco años un proyecto de conservación, recuperación y divulgación de sus archivos sin precedentes es el país, cabe anotar que este es el archivo sonoro de radio, más grande y más antiguo de Colombia; conserva archivos desde 1940 a la fecha, en la actualidad tiene más de 90 mil documentos en diversidad de soportes análogos y en formatos digitales.
El proyecto de conservación, recuperación y divulgación de los archivos, que se ha realizado por etapas, se inició en marzo de 2005, y hoy se consolida como una experiencia útil, para construir, una política pública, sobre el manejo de este tipo de archivos, por esa razón presentamos aquí una síntesis de este ejercicio.
Cabe anotar que desde que se creó la Radio Nacional de Colombia, en 1940, comenzó a funcionar la Fonoteca, más como un espacio de almacenamiento y préstamo de los archivos, por ello en el 2005 cuando se inicia el proyecto, encontramos que:
1. No había un espacio adecuado: Era depósito y oficina, con ventanales, estantes de madera, iluminación inadecuada, sin ningún tipo de control de niveles de temperatura, humedad.
2. La gran mayoría del archivo estaba en soportes análogos: cintas de carrete abierto, datt, mini disc, que no estaban conservados de manera adecuada, no todo el archivo estaba identificado, no existía un sistema de catalogación digital, existía un manual, se seguía un gran libro, un documento escrito a máquina que tenia las referencias de los discos .
Con estos retos en la mano, se comienza el desarrollo de un proyecto por etapas, que contempló:
Adecuación el espacio físico
Adecuación del sistema de almacenamiento.
Recuperación de los archivos que estaban en soportes análogos, pasándolos a formatos digitales
Catalogación de los archivos
Divulgación y circulación de los documentos.
La adecuación del espacio físico requirió estudios para definir el lugar apropiado del depósito y acciones como: eliminación de ventanas, construcción de una sola puerta de acceso, instalación de un sistema de alarmas de seguridad, humedad, temperatura, iluminación, humo; ductos para ventilación mecánica, sistemas de archivo rodante para el almacenamiento de los soportes, en general , se tuvieron en cuenta recomendaciones dadas por el Archivo General de la Nación, para garantizar la adecuada conservación: esto es:
Temperatura: entre 15 grados centígrados y 20 grados centígrados, con una fluctuación diaria de 4 grados centígrados.
Humedad relativa: entre el 40 y 60%
Iluminación: Luz fluorescente con filtros ultravioleta, radiación lumínica. Menor o igual a 100 lux, para radiación ultravioleta, menor o igual a 70uw/lumen, sin balastros en el interior del depósito
Ventilación: Sistema de ventilación mecánica que garantiza la renovación continua y permanente de aire, el cual cuenta con medios de filtración.
• Estantería: Los Estantes, bandejas y refuerzos del sistema de almacenamiento están construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables, con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
Gracias a esta labor se obtuvo un depósito con las condiciones apropiadas para el almacenamiento de los documentos conservados en soportes análogos como: acetatos, cintas de carrete abierto, cassetes, picolos y cartuchos, además de datt, minidisk y discos compactos. Para conservar, los documentos que se guardan en formatos digitales Wav y MP3, se realizó la compra de un servidor, con capacidad de almacenar hasta 20 teras de información sonora. Cada 15 dias se efectúa una copia de seguridad, en formato Datacarthridge, fuera de la institución para atender eventuales emergencias.
Dadas las condiciones apropiadas de almacenamiento y conservación y teniendo en cuenta las necesidades de las áreas de programación y emisión se procedió a realizar el procesamiento técnico y digitalización de la documentación sonora.
El procesamiento técnico se realiza observando los estándares internacionales de catalogación y las necesidades propias de la subgerencia de radio, por esa razón se implementó una descripción de segundo nivel, teniendo como referentes el formato Marc 21 y las herramientas suministradas por el software Mandarin Library Automation M3.
Las colecciones en CD y LP de música colombiana fueron las primeras en catalogar, le siguen los documentos que se obtienen en el proceso de digitalización.
Diariamente, la Fonoteca de la Subgerencia de Radio de RTVC, recibe los archivos correspondientes a los programas que se generan en nuestras emisoras: Radionica, Radio Nacional, en formatos digitales que se catalogan de inmediato y se conservan en nuestro servidor. Pero no solo recibimos audios, gracias a que contamos con tres páginas:
www.radionacionaldecolombia, www.radionica.gov.co, www.bicentenario.gov.co , estamos recibiendo videos, fotografías y textos. Los cuales también son objeto de conservación.
El proceso de digitalización dio, en su fase inicial, prioridad a 2.614 acetatos, el soporte de grabación más antiguo que conservamos y en los que se encuentran discursos, programas, radioteatros de 1940 a 1966. Tampoco había equipos para su reproducción y algunos de ellos presentaban signos de deterioro que ponían en riesgo su permanencia.
En la segunda etapa del proceso de digitalización (el cual adelantamos en la actualidad) hemos ampliado el número de documentos a digitalizar, pues obtuvimos confianza, del buen resultado de la primera fase de este ejercicio, ahora buscamos transferir a soporte digital el 100% de los archivos de valor en sus contenidos: Grabaciones de campo, transmisiones, ciclos realizados por especialistas.
Para realizar el proceso de digitalización, se analizaron los conceptos, y teorías del sonido, además de identificar las necesidades de uso de la Subgerencia de radio. Tras realizar dicho análisis se determinó que:
Se entiende el proceso de digitalización como la simple transferencia de los archivos sonoros patrimoniales, de su soporte original a uno digital, sin afectar la dinámica del registro original, sólo los niveles. El único formato se admite para los procesos de digitalización, remasterización y producción es Windows PCM .WAV, el cual debe tener las siguientes características:
Frecuencia de Muestreo: 44.1 KHz.
Tamaño de Muestra: 16 bits.
Número de Canales: 2 (estéreo).
En caso de requerir una copia en formato mp3, en DVD o CD de datos, se requieren las siguientes indicaciones:
Tasa de Transferencia: 192 Kbps.
Frecuencia de Muestreo: 44.1 KHz.
Tamaño de Muestra: 16 bits.
Número de Canales: 2 (estéreo).
El proceso de digitalización contempló el diligenciamiento de una ficha técnica, donde se describe el contenido del documento, esta ficha facilita el proceso de consulta y catalogación. Los libretos que estaban anexos a algunos soportes de grabación se digitalizaron (escanearon) y se adjuntaron a los audios. La ficha técnica, también se diligencia para los programas que diariamente, se guardan en formatos digitales WAV Y MP3.
Al iniciar la labor de organización de la Fonoteca, también se encontraron libretos, guiones, y catálogos, guardados en condiciones inapropiadas, los cuales fueron restaurados, foliados y organizados en carpetas desacidificadas y a la vez digitalizados en formato Tiff.
La información registrada en los rótulos de las cintas de carrete abierto, se recuperó mediante un proceso que implicó la transferencia de la información a formatos Excel, su impresión y adhesión a los empaques de las cintas; cabe aclarar que anualmente se realiza la rebobinación y limpieza de los soportes análogos, para garantizar su adecuada conservación.
Entendemos que toda esta labor adquiere valor en la medida en que los archivos puedan ser consultados y utilizados por la comunidad, sin embargo nosotros somos una emisora, que no tiene en su estructura, ni en su finalidad, espacios para atender público, por ello trabajamos para colocar en el 2010 nuestra base de datos en la web. La fonoteca ya cuenta con una emisora web, donde la programación corresponde a los documentos que se conservan en la fonoteca. De igual modo, buscamos que esta base de datos se pueda consultar desde los principales centros de documentación del país.
También, con el objetivo de dar a conocer la riqueza de nuestra fonoteca, realizamos producciones discográficas con material de archivo, que se pueden consultar en las principales bibliotecas de Colombia, incluidas las universitarias. Entre las producciones que ya hemos realizado están:
Tomás Carrasquilla, 150 años.
Homenaje a Otto de Greiff
Homenaje a Radio Sutatenza
Radionica Volumen 1.
Radionica Volumen 2.
Un elemento de gran valor en este proceso, sin duda es la experiencia adquirida, la cual queremos divulgar, socializar, compartir, por ello organizamos anualmente, el Seminario Internacional, Música, radio y documentos sonoros, al cual convocamos organismos que han realizado procesos de recuperación, conservación y divulgación de archivos sonoros, enfocados en el uso de la radio y de los investigadores.
Toda esta experiencia está documentada y es nuestro interés compartirla, pues consideramos es un buen punto de partida, para la construcción de una política de archivos audiovisuales.
Los interesados en obtener mayor información sobre esta experiencia o para consultas de la base de datos, nos pueden escribir al correo fonoteca@rtvc.gov.co.
